Odoo Accounting Getting Started handleiding

Hieronder vind je de onofficiële checklist van Odoo met daarin de stappen en aandachtspunten wanneer je Odoo Accounting in gebruik wil gaan nemen.

Wij hanteren meestal de onderstaande verkorte checklist voor het in gebruik nemen van Accounting

1. Sluit zoveel mogelijk ontvangsten, leveringen en productieorders
2. Importeer de openstaande posten debiteuren en crediteuren
3. Importeer de voorraad als voorraadaanpassing
4. Importeer de proefbalans/openingsbalans (of voer deze handmatig in)
5. Voeg banken toe en koppel ze. Check de aansluiting met het saldo op de beginbalans
6. Importeer de activa aan de hand van het importmodel voor vaste activa en controleer de aansluiting van de diverse rekeningen op de beginbalans. Zie 📄 Importbestand Vaste Activa (voorbeeld met toelichting)
7. Voer de voorraadaantallen in (zorg dat de kostprijs bij alle artikelen is ingevoerd) en controleer de aansluiting op de beginbalans

De onderstaande video van Kevin Zaki is erg handig als leidraad

Mogelijke procedure Importeren verkoopfacturen

(procedure inkoopfacturen is ongeveer gelijk)

Bereid het importbestand voor zoals beschreven door Kevin zijn bovenstaande video. 
Het standaard rekeningschema in Odoo (voor Nederland) heeft het grootboeknummer 110000. Hier willen we vanaf de beginbalans echter niet direct op boeken. Dus willen we een creditbedrag creëren op een balansrekening dat even hoog is als het debetbedrag dat je bij het boeken van de beginbalans wilt boeken voor het totaalbedrag van openstaande verkoopfacturen.

Om de openstaande posten te importeren kunnen we daarvoor met een extra 'debiteurenrekening' werken die als tijdelijke tussenrekening kan dienen voor de openstaande posten, bijvoorbeeld rekening 110001.

Hier wordt de 'omzet' op geboekt bij de import van de facturen.

Je krijgt dan de boeking bij import:

110000 Debiteur

aan 110001 Totaal openstaand/'omzet' (boek geen btw mee)

Je chart of accounts ziet er dan als volgt uit:

Bij het invoeren van de BB wordt de rekening 110001 dan dus tegen geboekt (gedebiteerd).

De openstaande posten zijn nu open en kunnen via de bank afgeletterd worden. 

De importfile kan er bijvoorbeeld als volgt uit zien in Excel:

LET OP: een belangrijke extra kolom om toe te voegen is Invoice Lines / Taxes. Deze kolom laat je verder leeg. Als je dit niet doet dan wordt er aan de hand van de fiscal position van de klant btw toegevoegd aan de invoice order line waardoor het bedrag niet meer klopt.

Vervolgens ga je naar het dagboek Verkoopfacturen (Invoices) en start je daar de import. LET OP: als de factuurnummer niet opvolgend zijn dan komt er na het importeren een foutmelding dat de factuurnummers niet opeenvolgend zijn. Daarom is het in dat geval aan te raden om een nieuw dagboek aan te maken, genaamd Customer Invoices (Beginbalans) en hierin de facturen te importeren. Als dit gereed is dan kan dit dagboek gearchiveerd worden. Bij het importeren van Creditfacturen is het dan belangrijk om een extra kolom aan  het bestand toe te voegen genaamd Journal_ID en daaronder dus Customer Invoices (Beginbalans) in te vullen. 

Na het importeren moet je de openstaande posten nog wel verwerken (Post Entries):

Als je nu een van de invoices opent en naar het tabblad Journal items gaat zie je de gemaakte boeking voor die post:

Het totaalbedrag van alle geïmporteerde openstaande posten staat nu zowel debet  op rekening 110000 Debiteuren op de balans (tussen de overige posten) en credit op 110001 Debiteruen (BB tussenrekening) voor een bedrag van € 143.175,00 (in ons voorbeeld)

Bij het inboeken van de beginbalans wordt weer 110001 tegengeboekt.