Hart Haarlem is een van de grotere culturele centra van Noord-Holland. Het gebouw herbergt theaters, zalen voor verhuur, een horeca-component en een breed programma van evenementen — van kleine community-bijeenkomsten tot grote producties. Dat maakt de operationele werkelijkheid aanzienlijk complexer dan bij een gemiddeld bedrijf.
Culturele instellingen hebben te maken met meerdere inkomstenstromen tegelijk: ticketverkoop, zaalhuur, subsidieprojecten, horeca, webshop. De uitdaging is dat al die stromen op één moment in de tijd plaatsvinden in hetzelfde gebouw, met hetzelfde team.
De uitdaging
Hart Haarlem beheerde evenementen, verhuur en klantcommunicatie in losse systemen. Er was geen samenhangend beeld van wat er wanneer in welke zaal plaatsvond, wie wat had geboekt, en wat de status was van lopende projecten. Dat leidde tot handmatig dubbelwerk en beperkte zichtbaarheid voor het team.
Bovendien wilde Hart Haarlem een klantenportaal: een plek waar relaties — vaste verhuurders, partners, sponsors — inzicht hebben in hun eigen boekingen en facturen, zonder daarvoor steeds te moeten mailen.
De aanpak
We implementeerden Odoo als centraal platform voor evenementenbeheer, projecten, eCommerce en klantcommunicatie.
Evenementen en zaalplanning
De Odoo Events-module vormt de kern van de dagelijkse operatie. Evenementen worden aangemaakt met tijdslots, locaties, capaciteit en tickettypen. De planning is voor het hele team inzichtelijk — van de programmeur tot de technici die de zaal inrichten.
Klantenportaal op maat
Een van de opvallendste elementen van deze implementatie is het maatwerk klantenportaal. Huurders en vaste relaties kunnen via hun eigen login inloggen en hun boekingen bekijken, facturen inzien en documenten ophalen. Dat scheelt de backoffice een aanzienlijk aantal terugkerende vragen per week.
Het portaal is niet standaard Odoo — we hebben de interface aangepast aan de huisstijl en gebruikersbehoeften van Hart Haarlem. Dat vraagt om specifieke maatwerkontwikkeling, maar het resultaat is een portaal dat echt past bij hoe hun klanten werken.
Projecten en subsidiebeheer
Culturele instellingen draaien op projecten: producties, subsidieregelingen, samenwerkingen met gemeentes of fondsen. De Odoo Projects-module geeft Hart Haarlem de structuur om budgetten, uren en mijlpalen per project bij te houden. Dat maakt rapporteren naar subsidiegevers eenvoudiger.
eCommerce
De webshop is gekoppeld aan het Odoo-platform. Bezoekers kunnen tickets kopen, merchandise bestellen en cadeaubonnen aanschaffen — alles in één checkout, verwerkt in hetzelfde systeem als de rest van de boekhouding.
Resultaat
Hart Haarlem werkt nu vanuit één platform voor ticketverkoop, zaalbeheer, klantcommunicatie en boekhouding. Het klantenportaal vermindert de administratieve last van de backoffice. Projectadministratie voor subsidies is gestructureerd. En de evenementenkalender is voor iedereen in de organisatie real-time inzichtelijk.
De implementatie is actief en wordt doorontwikkeld — een samenwerking die al loopt sinds de initiële go-live.
Meer lezen: Odoo voor cultuur & non-profit · Odoo eCommerce · Alle klantcases