Hotel Supply International BV levert een breed assortiment hospitality-producten: van kamerartikelen en linnengoed tot servies en decoratie voor hotels, restaurants en facilitaire organisaties. De klanten zijn verspreid over Nederland en omliggende landen — wat de benodigde taalondersteuning voor het team direct duidelijk maakt.
De groothandel in de hospitality-sector heeft zijn eigen ritme: seizoensgebonden pieken, herhalingsaankopen, klantspecifieke assortimenten en afspraken over levertijden die niet onderhandelbaar zijn als een hotel zijn gasten verwacht.
De uitdaging
Hotel Supply werkte met een combinatie van losse tools: een WooCommerce-webshop voor online orders, Twinfield voor de boekhouding, en handmatige processen daartussenin. Orders kwamen binnen via de webshop maar moesten handmatig doorgezet worden. Voorraadinformatie was niet real-time beschikbaar voor de salesmedewerkers. En de boekhouding draaide op een eigen systeem dat niet aansloot op de rest.
De wens was een centrale kern die al die bewegende delen samenbrengt — zonder de bestaande webshop overboord te gooien.
De aanpak
We implementeerden Odoo als het operationele hart van de organisatie, met koppelingen aan de bestaande externe systemen.
WooCommerce-integratie
De bestaande WooCommerce-webshop blijft live als verkoopkanaal. Odoo fungeert als de operationele kern: orders die binnenkomen via WooCommerce worden automatisch doorgestuurd naar Odoo, verwerkt in de voorraadadministratie en gefactureerd vanuit hetzelfde systeem. Dat elimineert de handmatige overdracht die eerder zoveel tijd kostte.
De integratie is niet triviaal — WooCommerce en Odoo hebben elk hun eigen productstructuur, orderstatus-logica en klantbeheer. We hebben hier specifiek maatwerk geleverd om de twee systemen synchroon te houden, ook bij retouren, kortingen en klantspecifieke prijsafspraken.
Twinfield-koppeling
Hotel Supply gebruikt Twinfield als boekhoudpakket — een keuze die bleef staan. Odoo genereert de facturen en verkoopboekingen; Twinfield verwerkt de financiële administratie en rapportages. De koppeling zorgt dat de twee systemen in sync blijven, inclusief de bijbehorende licentiekosten.
Meertalige ondersteuning
Het team werkt in drie talen: Nederlands, Engels en Duits. De Odoo-implementatie is ingericht op die realiteit — documenten, mails en communicatie naar klanten zijn beschikbaar in de juiste taal per relatie. Training is in alle drie de talen aangeboden.
Voorraad en logistiek
De Odoo-voorraadmodule geeft real-time inzicht in wat er op de plank ligt, wat er besteld is en wat er onderweg is naar klanten. Dat is cruciaal voor een groothandel waar leverbetrouwbaarheid een kernbelofte is. Inkoop, verzending en voorraadbeheer zijn geïntegreerd.
Resultaat
Hotel Supply International werkt nu met een verbonden systeem: WooCommerce-orders komen direct in Odoo, voorraden zijn real-time inzichtelijk, en de Twinfield-boekhouding loopt synchroon. Het handmatige doorzetten van orders behoort tot het verleden. En het team kan in de eigen taal werken — met klantcommunicatie die automatisch de juiste taal pakt.
Meer lezen: Odoo voor groothandel · Odoo eCommerce · Alle klantcases