Meer dan 30% van ons wakkere leven besteden we aan werk. Van kantoormedewerker tot pakjesbezorger, van winkelpersoneel tot productiemedewerkers, voor de meeste mensen betekent het dat ze dagelijks werken met enige vorm van hardware en software.
In ons privéleven hebben we onze 'automatisering' over het algemeen goed op orde. Want het is ondenkbaar dat je thuis de wasmachine aan zet en je er 1,5 uur naast moet gaan zitten om de aanvoerslang vast te houden om een lekkage te voorkomen. Of dat je met een kruimelzuiger het hele huis moet stofzuigen.
Het is moeilijk voor te stellen dat je voor elk merk auto waar je in wilt rijden eerst een serie rijlessen moet volgen om van a naar b te komen. Een auto is zo gemaakt dat je met enige ervaring zo mee weg kan rijden omdat de knoppen helder aangeven waarvoor ze dienen.
IT-frustraties op kantoor
Maar zodra we de deur van kantoor open doen accepteren we ineens een hoop ongemak over 'aan elkaar geknoopte' systemen waarmee we ons werk moeten doen en vinden we continu workarounds voor zaken die 'nou eenmaal zo zijn'. We accepteren daar gek genoeg te vaak systemen die onze productiviteit negatief beïnvloeden en daarmee ons humeur en werkvreugde.
Hieronder geef ik je de 7 frustraties die het vaakst worden genoemd als het gaat om IT op de werkvloer.
1. Trage systemen
Een applicatie die er een minuut over doet om op te starten. En als het dan zover is verschijnen de letters in je scherm een seconde nadat je ze hebt getypt. Het opslaan of openen van een bestand duurt voor je gevoel uren. Internet is traag. De server is traag. Een online vergadering valt in het water omdat alle gebruikers een slechte verbinding hebben... of wacht, is het misschien mijn internet?
Er is bijna geen grotere frustratie dan moeten wachten op een systeem dat je eigenlijk in staat zou moeten stellen om je werk sneller te doen.
Je voelt je nutteloos. Dit is een veelgehoorde frustratie over IT op de werkplek.
2. Passwords & security
Verschillende, moeilijke passwords en multi-factor authentiction. Een noodzakelijk kwaad waar niemand op zit te wachten. Soms zie ik mensen rood aanlopen als ze hun zoveelste password verkeerd intypen of gefrustreerd verzuchtten waarom inloggen zo ingewikkeld moet zijn.
Toch kan het makkelijker (niet leuker). Door ervoor te zorgen dat het aantal keer dat moet worden ingelogd wordt beperkt en door gebruik te maken van password-tools en pushberichten op je mobiele telefoon wordt de overlast geminimaliseerd.
3. Moeten switchen tussen applicaties
Je hebt voor je werk 20 tabbladen open en verliest het overzicht waar je nu weer verder moet. Er zijn verschillende apps waar dezelfde informatie in moet komen te staan. Dat leidt tot dubbel invoerwerk en onduidelijkheid over waar welke informatie kan worden teruggevonden. Veel bedrijven zijn ooit begonnen met een paar losse systemen. Maar als dat aantal groeit, groeit ook de frustratie over meerdere losse apps.
4. Digitale afleiding
Leuk al die apps met al die mogelijkheden. Maar als je even echt geconcentreerd aan de gang wil, moeten ze ineens allemaal iets van je.
5. Software sluit niet aan bij de behoefte
Er is ooit voor een systeem gekozen, maar de specificaties zijn destijds niet goed opgesteld of de praktijk blijkt inmiddels iets anders te verlangen, waar het systeem niet aan kan voldoen. Of: Vijf jaar geleden is voor software gekozen die toen modern leek (of toen al niet was), maar inmiddels is de technologie verouderd en dat hindert het efficient kunnen uitvoeren van taken.
6. Onduidelijke afspraken
Je probeert een beetje overzicht te houden, maar er is één collega die voor ieder wissewasje een nieuw project aan maakt. Of je probeert je inbox leeg te houden, maar wordt eindeloos overal in mee gekopieerd. Maar als je dan een keer voor een deadline informatie nodig hebt, blijkt het niet te staan waar je het had verwacht.
Kortom, er zijn geen duidelijke afspraken hoe binnen het bedrijf alle apps op de juiste manier worden gebruikt.
7. Onvoldoende training en support
Je wil wel met het nieuwe softwaresysteem werken, maar kan iemand uitleggen hoe ik moet beginnen voordat ik de boel om zeep help? Vaak ontbreekt het aan training en veel gebruikers worden voor de virtuele leeuwen gegooid. Niet goed en een grote bron van frustratie!
Lees hoe wij IT-frustraties oplossen met Odoo
Onder andere CRM, Sales, Marketing, eCommerce, Voorraad, Inkoop, Productie, HR, Projectmanagement, Urenregistratie.