"Odoo blinkt uit in scannen en herkennen van facturen, maar factuurfiattering was er eigenlijk nog niet. Dat gat vullen wij met de FANATICS Supplier invoice Approvals module"

Dankzij een geautomatiseerde workflow op basis van kenmerken zoals de leverancier en het factuurbedrag wordt de juiste template gekozen en toegepast.

Fiatteurs hebben hun eigen scherm (en hebben dus geen toegang nodig tot de boekhouding) om facturen te kunnen bekijken, beoordelen, goedkeuren, afwijzen of doorsturen.

Er kunnen tot drie goedkeuringsniveaus worden ingesteld, die bovendien per factuur kunnen worden aangepast door de boekhouder of accountant indien nodig. Elke actie wordt vastgelegd in een audittrail voor controle achteraf. Bovendien kunnen notificaties, notities en herinneringen eenvoudig worden verstuurd wanneer nodig.

Waarom is Advanced Approval anders?

Standaard is er geen goedkeuringsmogelijkheid voor inkomende facturen in Odoo. Hoewel met behulp van modules van derden of de mogelijkheden van Studio eenvoudige goedkeuringsregels kunnen worden ingesteld, heeft deze methode een aantal belangrijke beperkingen, zoals:

- De factuur wordt nog niet in de boekhouding opgenomen, waardoor er geen inzicht is in de kosten zolang de factuur nog niet door iedereen is goedgekeurd.

- Er kan slechts één goedkeuringsopzet worden gekozen, waar niet van kan worden afgeweken. Dit is handig voor een eenmanszaak of klein bedrijf, maar niet wanneer meerdere mensen goedkeuring moeten verlenen op basis van hun taken.

"Het resultaat is dat altijd duidelijk is wie welke factuur moet goedkeuren en welke facturen betaald mogen worden."

Wil je de controle over je inkomende facturen vereenvoudigen en voorkomen dat onterechte betalingen plaatsvinden? Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek hoe onze Odoo-add-on "Supplier Invoice Approval" jouw bedrijf kan helpen!

Een typische workflow die facturen doorlopen met Advanced Approvals

1. Een factuur komt per e-mail binnen in Odoo en wordt automatisch herkend.

2. Op basis van de gekoppelde leverancier wordt de specifieke template gekozen of wordt de standaard template toegepast.

3. Op basis van de toegepaste template en het factuurbedrag worden één, twee of drie goedkeurders toegewezen.

4. De goedkeurders ontvangen een bericht dat er één of meer nieuwe facturen voor hen klaarstaan om te beoordelen. Daarna kunnen ze deze eenvoudig goedkeuren, afwijzen of doorsturen naar een andere goedkeurder via Odoo of de Odoo App.

5. De boekhouder of accountant kan altijd een factuur afwijzen (bijvoorbeeld als deze een verkeerde BTW-berekening heeft) of één of meer goedkeurders wijzigen of toevoegen.

6. Uiteindelijk krijgt iedere goedgekeurde factuur de status "Goedgekeurd voor betaling".

7. Alle bovengenoemde acties worden vastgelegd in de Chatter bij de factuur voor controle achteraf.