Odoo maakt het mogelijk om op een eenvoudige manier inkooporders te maken en deze orders kunnen (nadat de goederen zijn ontvangen) worden gecontroleerd door middel van 3-way matching. Dit houdt in dat er een controle is op de inkooporder, de ontvangsten en de uiteindelijke factuur.
Hoewel dit een prima controle is is er geen systeem dat een goedkeuringsflow voor een betaling op een inkomende factuur faciliteert. Bovendien biedt de 3-way matching geen oplossing voor facturen die niet via de inkoopmodule lopen.
Goedkeuringen in Odoo
Om deze reden hebben wij onze Odoo Advanced Approvals module uitgebracht. Deze module stel je in staat om vooraf workflows te definiëren en deze afhankelijk van de leverancier te koppelen aan inkomende facturen. Zo kan de boekhouding de facturen wel alvast verwerken, maar wordt de betaling pas gedaan als iedereen zijn goedkeuring heeft gegeven.
Hoe werkt advanced approval in Odoo?
Zorg ervoor dat je al eerste een standaard approval workflow instelt. Deze is van toepassing als er geen andere, specifiekere, workflow is aangemaakt.
Op deze workflow stel je in wie de eerste, tweede en derde goedkeurders zijn en vanaf welk bedrag zij aan de goedkeuringsflow moeten worden toegevoegd.
In het bovenstaande voorbeeld is Mitchell Admin de eerste goedkeurder vanaf een bedrag van € 0,-. De tweede goedkeurder wordt toegevoegd boven een bedrag van € 1.000,- en de derde boven een bedrag van € 2.500,-.
Door het vinkje aan te zetten bij Company Default Template geef je aan dat het een algemene workflow betreft.
Specifieke workflows toevoegen
Hierna kun je specifieke workflows aanmaken voor voorkeurleveranciers of zelfs voor specifieke leveranciers. Ook kun je ervoor kiezen de eerste goedkeuring door de Odoo bot te laten doen door het vinkje aan te zetten bij Auto Approve.
Zo kun je bijvoorbeeld voor voorkeursleveranciers instellen dat alle facturen onder de € 50,- automatisch goedgekeurd kunnen worden.
Koppelen workflows aan leveranciers
Vervolgens koppel je de juiste workflow aan iedere leverancier. Mocht je geen workflow gekoppeld hebben en toch facturen ontvangen van een leverancier, dan wordt de standaard workflow gekozen. Stel deze standaard workflow dus strikt in.
Inkomende facturen verwerken
Op inkomende facturen wordt automatisch de juiste workflow gekoppeld in het Approvals deel op basis van de instellingen voor die crediteur.
Vanuit dit scherm kan de factuur voor Approval worden aangeboden ('Send for Approval') waarna alle approvers de factuur kunnen goedkeuren.
Met de button Approve of Reject worden facturen goedgekeurd of afgewezen.
Mocht het zo zijn dat jij de factuur niet kan beoordelen maar een collega wel, dan kun je de factuur doorsturen naar een andere approver via 'Forward Approval'.
Bills to Approver overzicht
Iedere goedkeurder ziet in het scherm Bills to Approve welke facturen klaar staan om te beoordeeld te worden.
Vanaf dit scherm kan de factuur worden geopend in de boekhouding. Ook wanneer de goedkeurder geen toegang tot de boekhouding heeft, kan hij wel dit document zien. Het voordeel is dat er vanuit de chatter bij het boekstuk kan worden gecommuniceerd met de leverancier en alle informatie centraal en voor iedereen (met de juiste rechten) inzichtelijk is.
Goedgekeurd voor betaling
Wanneer een factuur door iedereen is goedgekeurd krijgt hij een groen label met de status Approved for Payment. De factuur kan vanaf dat moment met een gerust hart worden meegenomen in de volgende betaalbatch.
