Ken je het gevoel? Je bent druk bezig met een project. Alles lijkt goed te gaan, maar dan kom je op een punt waarop je over onvoldoende kennis beschikt. Vaak komt dit tijdens de geplande check-ins naar voren.
Dit is het moment waarop een 'expert meeting' van pas komt. Je brengt de juiste mensen samen, of het nu technische experts zijn of mensen met meer ervaring en kennis van een specifiek proces, uit afdelingen zoals HR of Productie. Je richt je op een specifiek vraagstuk en vindt samen de oplossing die je verder helpt. Dit is geen brede discussie, maar een sessie waarin een klein team met focus en expertise een knelpunt oplost. In de projecten die ik doe komt dit regelmatig voor en is het zelfs een voorwaarde om een project tot een goed resultaat te brengen.
Wat is een expert meeting?
Zoals de naam al doet vermoeden is een expertmeeting een bijeenkomst van een klein professioneel team dat zich richt op een specifiek vraagstuk of uitdaging binnen een project. In tegenstelling tot algemene projectbijeenkomsten die zich richten op het beoordelen van de voortgang en het oplossen van dagelijkse problemen, zijn expertbijeenkomsten bedoeld om dieper te graven uitdagingen op te lossen.
Expertbijeenkomsten gaan niet alleen over het oplossen van technische uitdagingen. Vaak gaat het om inhoudelijke kennis van een specifieke afdeling of rol binnen het bedrijf, zoals personeelszaken, productie of marketing. Deze individuen zijn misschien niet technisch, maar hun diepgaande kennis van processen, wetgeving of klanten maakt hen onmisbaar bij het vinden van oplossingen die niet alleen technisch haalbaar maar ook operationeel effectief zijn.
Stel bijvoorbeeld dat je midden in een ERP-implementatie zit en je tegen een probleem aanloopt dat specifiek impact heeft op de HR-processen. De technische kant lijkt in orde, maar de nieuwe workflow past niet goed bij hoe de organisatie haar medewerkers registreert en beheert. Hier organiseer je een expert meeting met de HR-manager, die precies weet welke processen essentieel zijn en welke knelpunten opgelost moeten worden. Dit zorgt ervoor dat het systeem daadwerkelijk aansluit op de bedrijfsbehoeften, in plaats van alleen maar goed te functioneren vanuit technisch oogpunt.
Wanneer zet je een expert meeting in?
De eerste expert meetings vinden eigenlijk al plaats tijdens de fit-gap analyse. In veel gevallen zullen de medewerkers met de meeste kennis van een bepaald proces aansluiten.
In mijn ervaring worden expertmeetings tijdens de implementatie vaak ingepland wanneer:
- Een specifiek technisch probleem moet worden opgelost: Denk aan ingewikkelde koppelingen tussen applicaties, maatwerk of bij configuratieproblemen.
- Diepgaande proceskennis vereist is: Soms is er expertise nodig die alleen afkomstig is van mensen die het proces door en door kennen, zoals afdelingshoofden of externe experts.
- Operationele veranderingen moeten worden doorgevoerd: Wanneer je bijvoorbeeld een nieuwe werkproces implementeert voor HR of voor productie, heb je de kennis van de experts nodig die hier dagelijks mee bezig zijn.
Het doel van de expert meeting is niet om eindeloos te vergaderen, maar om op een gerichte en efficiënte manier diepgang te geven aan de meest complexe of procesgerichte uitdagingen die een project kan tegenkomen.
De voordelen van een expert meeting
1. Focus op een enkel probleem: Waar algemene projectmeetings zich bezighouden met meerdere onderwerpen, richt een expert meeting zich op één enkel probleem, of dit nu technisch, procesmatig of operationeel is. Dit zorgt voor maximale concentratie en snelheid in het vinden van oplossingen.
2. Betrokkenheid van de juiste mensen: Alleen de mensen met de juiste expertise worden betrokken, of dit nu gaat om technische specialisten of mensen met inhoudelijke kennis van specifieke afdelingen zoals HR, Marketing of Productie. Dit voorkomt dat onnodige meningen de discussie vertroebelen en zorgt ervoor dat de tijd effectief wordt besteed.
3. Snelheid van besluitvorming: Doordat de experts bij elkaar zitten, kunnen beslissingen direct worden genomen. Dit voorkomt vertragingen die kunnen ontstaan door lange besluitvormingsprocessen of het heen en weer sturen van informatie tussen verschillende afdelingen.
4. Kwaliteit van de oplossing: Door de juiste mensen bij elkaar te brengen, kun je er zeker van zijn dat de oplossing die wordt gevonden niet alleen werkt op technisch niveau, maar ook past binnen de operationele behoeften van de organisatie. Zo voorkom je dat er later in het proces problemen ontstaan doordat het systeem niet aansluit op de daadwerkelijke werkwijze van afdelingen.
Voorbeeld: Een HR-expert meeting tijdens een ERP-implementatie
Laten we een specifiek voorbeeld nemen van een HR-expert meeting tijdens een ERP-implementatie. Stel dat je bezig bent met de implementatie van een nieuw systeem dat alle personeelsgegevens en verlofaanvragen van je medewerkers moet gaan beheren. Technisch lijkt het systeem prima te werken, maar wanneer je de HR-manager erbij betrekt, blijkt dat het systeem geen rekening houdt met bepaalde lokale wetgevingen rond verlofrechten. Daarnaast ontbreken er belangrijke functies voor het beheren van personeelsdossiers en het bijhouden van trainingen en certificeringen.
In dit geval is het tijd om een expertmeeting te organiseren met de HR-manager. Deze sessie zorgt ervoor dat de functionaliteit van het systeem niet alleen voldoet aan de technische eisen, maar ook aan de operationele eisen van de organisatie.
Door deze expert meeting zorg je ervoor dat het systeem aansluit bij de werkelijke behoeften van de HR-afdeling, zonder dat je kostbare aanpassingen hoeft te doen nadat het systeem al is uitgerold.
Expertmeetings als bron voor succes
In mijn ervaring zijn expert meetings vaak het kantelpunt in een project. Of het nu gaat om een technische uitdaging of een procesmatig knelpunt, deze gerichte sessies met de juiste experts kunnen het verschil maken tussen een project dat blijft vastlopen en een project dat doorbreekt naar succes.
Conclusie
Expert meetings zijn een essentieel onderdeel van de TARGET-methode en kunnen op elk moment tijdens een project het verschil maken. Door een klein, gespecialiseerd team bij elkaar te brengen om zich te concentreren op één uitdaging, voorkom je dat je project vastloopt in technische, procesmatige of operationele problemen. Of het nu gaat om technische knelpunten, HR-uitdagingen of productieoptimalisatie, deze sessies zorgen voor oplossingen die werken, zowel op technisch als operationeel niveau.
Dus wanneer je project wordt geconfronteerd met complexe problemen, laat dan de experts samenkomen – of ze nu technisch zijn of operationeel – en zet een gerichte expert meeting in om het project weer op de rails te krijgen.
TARGET-methode
Bekijk het overzicht van alle onderdelen van de TARGET-methode.
