HR Subsidie Specialist is een Amsterdamse consultancy die bedrijven helpt bij het aanvragen en verantwoorden van innovatie-subsidies zoals de WBSO. Het werk vraagt detailgerichte uurregistraties, langlopende dossiers per klant en strakke deadlines per aanvraag. Een wereld waarin een misgelopen factuur of vergeten uur direct geld kost.
De uitdaging
Voor een consultancy in dit segment lopen klantrelatie, lopende aanvragen, uren en facturatie door elkaar als ze niet in één systeem zitten. Ronald en het team werkten met losse tools voor CRM, projecten en facturatie. Dat werkte tot op een bepaalde grootte, maar groei betekende meer dossiers, meer mensen en meer kans dat een uur of een mijlpaal ergens uit het zicht verdween.
De ambitie was niet een lompe ERP, maar een platform dat past bij hoe consultancy werkt: relaties bewaken, projecten managen, uren registreren, factureren.
De aanpak
We hebben Odoo ingericht rond de manier waarop HR Subsidie Specialist werkt:
- CRM voor relaties met opdrachtgevers en partners zoals fiscalisten en accountants.
- Projecten voor elke lopende WBSO- of subsidieaanvraag, met mijlpalen, deadlines en bijbehorende uren.
- Time tracking per medewerker per project, met directe koppeling naar facturatie.
- Sales en boekhouding voor offertes, facturen en BTW-aangifte.
Alles op één database, zodat een uur dat geboekt wordt direct zichtbaar is in het projectdossier, in de declarabele uren-rapportage en in de facturatievoorbereiding.
Resultaat
Sinds 2024 werkt het team van Ronald, Wesly en Koen vanuit één systeem. Klantcontact, projectvoortgang, uren en facturatie zitten op dezelfde plek. Een uur dat geboekt wordt op een aanvraag, vloeit zonder handmatig overtypen door naar de declarabele kant en uiteindelijk naar de factuur. Wat eerder verloren ging tussen tools, blijft nu zichtbaar.
Meer lezen: Odoo voor zakelijke dienstverlening · Odoo ERP · Alle klantcases