Er zijn algemene zaken waar je een applicatie en leverancier op zou kunnen en moeten beoordelen, los van de specifieke functionele aspecten. De acht belangrijkste daarvan zijn in mijn optiek:
1. De techniek
Wanneer je naar ERP-applicaties kijkt die uit de cloud worden geleverd, dan heb je het al snel over browserbased applicaties, al zijn er nog steeds systemen die via de cloud met een locale clientapplicatie werken. Daarbij vind ik de techniek een sterk bepalende factor voor de gebruikerservaring en het vertrouwen dat ik zelf heb in een leverancier. Ik ben van mening dat een cloudleverancier continu zijn product moet bijwerken. Minstens ieder jaar, maar het liefst per kwartaal. Dat kan volgens mij alleen op een goede manier als ook de gebruikte technieken up-to-date blijven.
Een ander technisch punt dat ik belangrijk vind bij browserbased webapplicaties is de ondersteuning van meerdere browsers. Ik ken applicaties die alleen beschikbaar zijn in Firefox en andere die alleen draaien op Chrome. Dat vind ik niet meer helemaal van deze tijd en het beperkt je sterk in je flexibiliteit qua device. Een browser based applicatie moet minimaal Firefox, Edge, Safari, Chrome en zeker ook nog een paar mobiele browsers ondersteunen.
Een derde technisch punt waar ik op let is de beschikbaarheid van Apps. Veel leveranciers brengen noodgedwongen een enkele App uit om te kunnen zeggen dat ze ook mobiele apparaten ondersteunen, maar als het hier een trage, verouderde iPhone App betreft is dat wat mij betreft onvoldoende. Een leverancier dient in ieder geval de laatste versies van iOS (iPhone en iPad) en Android te ondersteunen.
2. Import- en export-mogelijkheden
Heel belangrijk als je naar een nieuw pakket wilt migreren en nog belangrijker wanneer je een applicatie weer wilt verlaten, zijn de data import- en exportmogelijkheden. Het is frustrerend wanneer je niet meer tevreden bent, maar je kunt niet weg omdat al je historie ergens in opgesloten zit en er niet uit kan. Een bedrijf dat het beste wil voor zijn klanten en zichzelf scherp wil houden zorgt dat mensen ook weer bij ze weg kunnen. Als leveranciers met trucjes, tegen hun wil klanten vasthouden, weten ze in ieder geval zeker dat deze nooit terugkomen.
Kies dus voor een systeem met voldoende import- en exportmogelijkheden.
3. Standaard aanpasbaar
Misschien nog erger dan het ontbreken van een exportmogelijkheid is het als je voor iedere kleine aanpassing naar een (tussen)leverancier moet die je meteen een rekening voor een x-aantal uren presenteert. Zorg daarom dat je kiest voor een applicatie die, zoals ik dat noem, standaard aanpasbaar is. Een applicatie dus waar je zelf wat in te stellen hebt zonder dat dit consequenties heeft bij een volgende update.
Heb je ergens een klein extra veldje nodig dan moet je dat gemakkelijk zelf kunnen aanmaken. Voor een view of benaming van een tabel geldt hetzelfde.
Je kunt er vanuit gaan dat het technisch tegenwoordig niet moeilijk meer is om een applicatie te ontwerpen waarmee dat kan. Dus als een leverancier zegt dat dit technisch niet kan, dan heb je waarschijnlijk met een verouderde applicatie te maken.
4. Te koppelen?
De cloud-winnaars van de toekomst zijn, zoals eerder gezegd, die applicaties die in staat zijn om met zoveel mogelijk andere applicaties standaard te koppelen. Ook als er geen standaard koppelingen zijn is het goed om nog eens te kijken wat de mogelijkheden zijn voor uitwisseling van gegevens. Vaak is het wel mogelijk om via XML of andere protocollen gegevens te importeren en exporteren. Is er een API met voldoende functionaliteit? Dat is belangrijk!
Het in eigen beheer schrijven van een dergelijke koppeling betekent vaak een investering in uren. Wanneer je als bedrijf iedere maand vele tientallen uren kunt besparen dan is de keuze snel gemaakt. De optie om te kunnen koppelen moet dan wel aanwezig zijn, anders heb je überhaupt geen keuze.
5. Documentatie en training(video’s)
Van belang bij de migratie van een software pakket (naar de cloud of niet) is of er voldoende out-of-the-box trainingsmethoden zijn. Is er een goede handleiding? Zijn er trainingsvideo’s? Mijn ervaring is dat Europese producten vaak achterlopen op Amerikaanse producten die veel verder gaan in ondersteuning met online training.
6. Support
Natuurlijk is ook hier support weer een belangrijk punt. Ik kan dit niet te vaak benadrukken. Je zult niet de eerste zijn wie in de verkoopfase gouden bergen zijn beloofd, die in de praktijk hun glans snel verloren hebben. Een goede graadmeter daarbij is of men snel of zelfs sneller dan je gewend was reageert op supportverzoeken van jou als prospect, want als dat al niet zo is, waarom zou je dan overstappen?
Omdat de software er mooier uitziet? Of omdat het grote merk je aanspreekt? Of misschien zelfs wel vanwege de lage kosten? Dat zijn allemaal drogredenen wat mij betreft. Het belangrijkste bij cloud computing is dat je weet hoe snel je een reactie zult ontvangen. Bij huidige leveranciers kun je je baseren op je eigen ervaringscijfer (dat meer zegt dan een SLA). Bij nieuwe leveranciers zul je hier stevig naar moeten doorvragen. Mijn ervaring is dat bedrijven die op dit punt minder transparant zijn, ook daadwerkelijk minder goede support leveren.
7. Dealers
Soms is het beter om voor een softwarepakket uit de cloud te kiezen dat alleen wordt aangeboden via een dealer. Er zijn in Nederland meerdere online boekhoudpakketten waar dat voor geldt. Ook internationaal zijn er wel wat ERP-applicaties die alleen zo geleverd worden. Vooral wanneer je je ERP-applicatie zonder al te veel problemen via de cloud kunt afnemen, is het van belang te weten of er lokale dealers zijn. Niet omdat je direct via die dealer je bestelling moet doen, maar het is wel fijn om te weten dat er een leverancier is die meer weet dan jij en directere lijnen heeft met de productmaker, etc, etc.
Belangrijk is het te weten dat je op korte termijn ergens terecht kan, of er iemand is met wie je fysiek kunt afspreken op het moment dat het allemaal niet meer werkt zoals je gewend was.
Dus.... kies allereerst voor de best passende oplossing die het meest voorziet in je behoefte. Mocht je in de luxepositie zitten dat alles werkt maar dat je toch aanpassingen wilt, zorg dan dat je weet wie je bedrijf op korte termijn kan en wil verderhelpen.
8. User interface
In de afgelopen jaren hebben wij vele ERP-applicaties mogen testen en zien werken bij onze klanten. Een essentieel punt voor software uit de cloud is de userinterface, want de userinterface is noodzakelijk voor iedereen die dagelijks met de applicatie werkt. Is die niet goed geregeld of sluit hij niet helemaal aan bij wat je gewend bent of wat logisch is, dan kost aanpassing een hoop meer tijd dan je had voorzien.
Bij de userinterface geldt dat je goed moet informeren wat de mogelijkheden zijn en wat de onmogelijkheden. Neem als voorbeeld een CRM-applicatie. Het CRM-gedeelte kan perfect zijn en zelfs voor beide applicaties hetzelfde scoren, maar als de userinterface slecht is, dan zul je toch ook dat meewegen in je definitieve keuze.
De userinterface heeft veel te maken met de techniek (wat is mogelijk) en de mate waarin je softwareleverancier echt vooruitstrevend is. Wanneer je leverancier geen eenduidige antwoorden heeft op je vragen is hij wat mij betreft ouderwets en geen serieuze kandidaat meer.
