Wanneer een kantoorserver moet worden vervangen, staat het management daarbij voor de keuze om op de ‘traditionele’ manier te blijven automatiseren, met een eigen server in-house, of over te stappen op Cloud Computing. Dat Cloud Computing voordelen brengt voor veel grote bedrijven is inmiddels denk ik wel bekend.
Maar wat zijn de voordelen van Cloud Computing voor het MKB? Waar moeten we rekening mee houden als we de overstap willen wagen? Hoe pakken we dit technisch aan? Waar liggen de aandachtspunten? En kunnen we leren van anderen die reeds deze stap hebben gemaakt?
Het ontbreekt het MKB aan een duidelijk en overzicht van de kosten, de voordelen en uitdagingen van een overstap naar Cloud Computing en een praktische handleiding hoe dit allemaal technisch en op managementniveau te realiseren is.
Laten we beginnen met een kostenvergelijking
Wat kost een in-house server?
De kosten per gebruiker per maand van een in-house server zijn met name afhankelijk van hoe lang de organisatie deze server ‘in de lucht’ weet te houden.
Bij 10 gebruikers
Als we de belangrijkste kosten in acht nemen kost een file- en applicatieserver voor 10 personen wanneer deze 3 jaar wordt gebruikt € 102,- per gebruiker per maand. Wanneer het de organisatie lukt om dezelfde server in de lucht te houden voor 5 jaar, dan zijn de kosten gemiddeld € 86,- per gebruiker per maand.
Hierbij is rekening gehouden met de belangrijkste kosten van de investering, gederfde rente over de investering in het eerste jaar, beheer en support, licenties en de kosten van extra hardwaregarantie voor jaar 4 en 5.
In dit bedrag zijn de volgende extra kosten nog niet opgenomen:
- Een eventuele Remote Desktop Server om van afstand op de centrale server te kunnen werken en applicaties te kunnen starten
- Noodzakelijke upgrades in deze vijf jaar in verband met capaciteitsproblemen
- Kosten serverruimte en airco
Wanneer deze kosten er bij opgeteld worden komt dat neer op respectievelijk € 160,- en € 136,- per gebruiker per maand.
En dan zijn de kosten van mogelijke downtime, dataverlies en gevolgschade daarvan nog niet meegenomen in de berekening. Een downtime van acht uur waarbij moet worden teruggevallen op een backup van vijf dagen geleden kost een organisatie met 15 mensen € 24.000,-. Los van eventuele gevolgschade door verminderde klanttevredenheid.
Voor een organisatie met 20-60 gebruikers
Voor een organisatie met 20 gebruikers komen deze cijfers respectievelijk op € 97,- en € 81,- en voor een organisatie vanaf 40 gebruikers nemen de kosten weer iets toe i.v.m. dat er met meerdere servers wordt gewerkt.
Wat kost Cloud Computing?
Bedrijven
die een eigen server aanschaffen gebruiken nooit de volledige capaciteit van
het geheugen, de processor en de schijven. Daarnaast ontstaat er extra
capaciteit omdat voor de zekerheid deze zaken ‘op de groei’ aangeschaft worden.
Doordat vaste kosten, zoals hardware, backup, opslag en rekenkracht kunnen worden verdeeld over meerdere gebruikers ontstaan kostenvoordelen en die vloeien voor een groot deel weer terug naar de klant.
Voor een groot deel omdat een datacenter de hoogst mogelijke beveiliging, de beste backupoplossing en snelle internetverbindingen heeft. Dit zijn extra kosten die weer drukken op het prijsverschil tussen een on-site server en Cloud Computing.
Cloud Computing is beschikbaar vanaf € 49,- per gebruiker per maand, eventueel vermeerderd met € 19,95 voor Outlook en MS Office. Hiervoor is een complete remote werkplek gerealiseerd inclusief backup tot 10 Gb aan data.
Zijn er beperkingen aan Cloud Computing?
In principe zijn de mogelijkheden van Cloud Computing gelijk aan die van een server in-house. Met als voordeel dat data en applicaties vanaf iedere locatie met internet beschikbaar zijn en capaciteit eenvoudig tijdelijk kan worden bijgeschakeld. Cloud computing is minder geschikt voor video editing en het bewerken van grote grafische bestanden op de remote server. Maar vaak wordt dit type werk bij een in-house server ook op een locale PC of Mac gedaan en dat kan dan juist weer goed in combinatie met Cloud Computing.
Het is bovendien mogelijk om bepaalde directories op de PC of Mac automatisch te laten synchroniseren met de Cloud server. Hierdoor komen alle locale bestanden ook centraal beschikbaar en gaan ze mee in de centrale backup.
Wat maakt Cloud Computing zo aantrekkelijk?
Er zitten een aantal voordelen aan Cloud Computing. Waaronder:
• Het is schaalbaar
Het stelt organisaties capaciteit beschikbaar op het moment dat het nodig is. Zonder grote investeringen vooraf.
• Hogere betrouwbaarheid
Mits u hebt gekozen voor een serieuze aanbieder biedt Cloud Computing een hogere betrouwbaarheid doordat meerdere servers samen ‘De Cloud’ vormen. Dit brengt redundancy met zich mee doordat het functioneren van het systeem niet meer afhankelijk is van individuele servers of componenten.
• Lagere kosten
Doordat alleen wordt betaald per gebruik en onbenutte capaciteit wordt gedeeld over de gebruikers is het goedkoper dan zelf een server hosten en onderhouden.
• Altijd up to date
Op een Cloudserver draait de laatste softwareversie. Verschil in documentformaten binnen een bedrijf zal daardoor niet meer aanwezig zijn.
• Universele toegang
Vanaf welke locatie u uw document of programma’s wilt openen, u en uw collega’s werken altijd in dezelfde omgeving. Vanaf kantoor, thuis of onderweg.
• Gemakkelijker samenwerken
Doordat alle gegevens centraal op hetzelfde systeem staan is het gemakkelijker samenwerken binnen een bedrijf.
• Onafhankelijk van een systeem
Misschien wel het belangrijkste voordeel is dat Cloud
Computing de afhankelijkheid van een systeem wegneemt. De omgeving is te
benaderen vanaf een Windows PC, laptop, Mac, een computer in een hotel of via
een iPad of mobiele telefoon.
Welke bedrijven profiteren het meest van Cloud Computing?
De volgende typen (MKB) bedrijven profiteren het meest van de voordelen van Cloud Computing:
• Projectorganisaties
Wanneer samenwerken binnen een groep een belangrijk onderdeel is van uw processen kan er maximaal geprofiteerd worden van de voordelen van Cloud Computing. Vooral de mogelijkheid om in real time documenten te bewerken en te delen met meerdere mensen zal tot kostenvoordelen leiden.
• Decentrale organisaties
Zijn uw collega’s veel onderweg of werkt u met verschillende vestigingen verspreid over het land? Dan zorgt de centrale opslag van data en programma’s ervoor dat informatie wel altijd voor de hele organisatie beschikbaar blijft.
• Kostenbewuste organisaties
Cloud Computing neemt de noodzaak weg om vooraf in een ICT-project te investeren. OK, het moet natuurlijk nog wel allemaal ingeregeld worden, maar de hoge kosten van hardware en software vallen in ieder geval weg. Dat verlaagt de kosten en maakt u flexibeler naar de toekomst.
• Groeiende organisaties
Hebt u meer opslagruimte nodig? Met backup? Moet het geheugen worden uitgebreid om een nieuw programma goed te laten draaien? Krijgt u er volgende week vijf nieuwe gebruikers bij? Cloud Computing biedt de mogelijkheden om direct capaciteit bij te schakelen. Zonder dat u extra hoeft te investeren.
Cloud server versus een in-house server
| Cloudserver | In-house server | |
| 24x7x365, wereldwijde toegang tot data en applicaties | +++ | - |
| Geen extra kosten voor software licenties | + | -- |
| Geen investering in infrastructuur | +++ | --- |
| Lage kosten per gebruiker per maand | ++ | -- |
| Volledige controle over de server | -- | +++ |
| Altijd de meest recente software | +++ | -- |
| Gemakkelijk uit te breiden en in te krimpen | +++ | --- |
| Alle applicaties kunnen worden geïnstalleerd | ++ | +++ |
| Onafhankelijk van beschikbaarheid internet | --- | ++ |
| Lage downtime, uptime garantie | +++ | - |
| Minder behoefte aan interne IT-medewerkers | ++ | -- |
| Maakt thuiswerken mogelijk | +++ | + |
| Simpel te starten, snelle in gebruik name | +++ | --- |
| Geen lange termijn commitment | +++ | - |
| Ongelimiteerde opslagcapaciteit | +++ | ++ |
| Ongelimiteerde backupcapaciteit | ++ | -- |
| Onafhankelijk van de PC/Mac of ander device | +++ | -- |
| Laag risico op dataverlies | +++ | --- |
