Stel je voor: je hebt net een marathon van een softwareimplementatie achter de rug. Je hebt de finish gehaald, maar tegen welke prijs? Consultancykosten die in jullie geval door het dak gaan, interne uren die je liever in innovatie had gestoken, en meer grijze haren dan je lief is.
Dat is precies wat veel ERP-makers willen. Die lange aanloopperiode en de bijbehorende kosten zijn hun geheime wapens. Ze zorgen ervoor dat je vastzit, want de gedachte alleen al om over te stappen naar een andere leverancier geeft je de kriebels. Het is een klassieke vorm van vendor lock-in: ze hebben je vast, en laten je niet zomaar gaan. De overstapkosten zijn simpelweg te hoog.
Heb je nog geen ERP en werk je met losse applicaties voor CRM, marketing, voorraad, eCommerce, sales en logistiek? Ook dan ben je niet veilig. In de afgelopen jaren zijn cloudapplicaties als paddestoelen uit de grond geschoten. Ze zijn vaak briljant in wat ze doen. Neem Hubspot bijvoorbeeld, een van de beste marketing- en CRM-tools die er is. Maar, zoals bij veel dingen in het leven, krijg je waarvoor je betaalt. Wil je alle toeters en bellen? Dat kost je een aardige duit. En als je processen eenmaal zijn ingericht volgens de regels van Hubspot, is het lastig om over te stappen naar iets anders. Ze weten het, jij weet het, en dat is precies hoe ze je binnenhouden.
Het Dilemma van Losse Applicaties
Het mooie aan die losse applicaties is dat ze vaak doorontwikkelen, in tegenstelling tot veel verouderde ERP-systemen. Maar hier zit ook een addertje onder het gras: elke ontwikkelaar optimaliseert zijn prijs. Je betaalt dus niet alleen voor elke applicatie, maar je moet ook nog eens zien hoe je al die informatie gesynchroniseerd houdt. Het is alsof je een bibliotheek probeert te organiseren met boeken in zeven verschillende talen die je niet kent en zonder vertaalmachine.
Waar komt vernieuwing vandaan?
Grote ERP-fabrikanten zijn als dinosaurussen. Ze bewegen traag en zijn niet van plan om veel ontwikkelcapaciteit te stoppen in het verbeteren van hun huidige product. Ze wachten liever tien jaar om een geheel nieuwe versie uit te brengen en hopen dan dat hun klanten de overstap maken. Kleinere softwareoplossingen ontwikkelen wel door, maar missen vaak het overzicht om een complete 'toolset' voor MKB-bedrijven te bieden.
Bedrijven die overstappen naar een nieuwe ERP-omgeving doen dit meestal vanuit een drang naar vernieuwing. Hun huidige software voldoet niet meer, basale functies ontbreken, of ze hebben bij de eerdere implementatie niet gekregen wat ze nodig hadden. Het vertrouwen in een nieuwe versie van dezelfde leverancier is vaak laag, dus ze kijken verder. Aan de andere kant heb je bedrijven die worstelen met de ongemakken van werken in verschillende software. Voor hen is een verandering vaak onvermijdelijk.
De echte vernieuwing komt meestal niet van de softwareleveranciers zelf, maar van de bedrijven die ermee werken. Ze realiseren zich dat het beter kan, en zodra vernieuwende oplossingen vaker worden gekozen, volgen de anderen. Als je geluk hebt, passen ze hun product aan. Maar meestal ben je zelf aan zet.
Wanneer overstappen op (nieuwe) ERP?
Heb je al een ERP-pakket? Overstappen doe je wanneer je huidige applicatie verouderd is en niet meer voldoet. Werk je voornamelijk met losse applicaties? Er komt een moment dat het synchroniseren te veel tijd en irritatie kost. En vergeet niet de kosten van licenties, onderhoud en support. Als die de pan uit rijzen, is het tijd om om je heen te kijken.
Wat ik meestal niet aanraad, is starten met ERP als startup. Richt je eerst op wat echt belangrijk is: een goede versie van je product of dienst en voldoende klanten. Pas als meerdere processen moeten samenkomen, kan ERP uitkomst bieden.
Conclusie
Laat je niet vastketenen door je huidige softwareleveranciers. Blijf alert, blijf kritisch, en wees niet bang om te vernieuwen als dat nodig is. Want uiteindelijk gaat het niet om de software die je gebruikt, maar om hoe die software jouw bedrijf helpt groeien en bloeien.
