Keizer International B.V. vertreibt Verpackungslösungen — Flaschen und Verschlüsse — für die Lebensmittelindustrie an Kunden im In- und Ausland. Es handelt sich um einen B2B-Markt mit spezifischen Anforderungen: Die Kunden sind Lebensmittelproduzenten, die Volumina sind hoch, Liefervereinbarungen sind eng getaktet, und Vertragspreise laufen mitunter über Jahre, während sich die Einkaufsbedingungen verändern.
Das macht die Betriebsführung von Keizer International komplexer als die eines Standard-Großhändlers. Ein reibungsloser Auftragsfluss allein genügt nicht — man braucht auch Kontrolle über Preishistorie, Retouren, Kundenkommunikation und internationalen Versand über mehrere Spediteure mit unterschiedlichen Routen.
Die Herausforderung
Keizer International arbeitete jahrelang mit SAP Business One als ERP. SAP B1 bot zu wenig Flexibilität für die spezifischen Anforderungen der Betriebsführung: Die historische Preisstruktur ließ sich in die Standard-SAP-Logik nicht gut integrieren, Anpassungswünsche waren aufwendig und kostspielig, und die Anbindung an Spediteure erforderte viel manuellen Aufwand.
Die Entscheidung zur Migration auf Odoo war vom Wunsch nach einer Plattform getrieben, die besser auf die eigenen Prozesse passt — und auf der individuelle Anforderungen schneller und kostengünstiger realisiert werden können.
Konkrete Schwachstellen waren die Pflege historischer Kundenpreise, die Abwicklung von Retouren, die Steuerung von Sendungen an internationale Kunden über mehrere Spediteure mit komplexer Routenlogik sowie das Fehlen strukturierter Genehmigungsworkflows für Aufträge außerhalb der Standardparameter.
Die Vorgehensweise
Wir haben Odoo als zentrales Betriebssystem für die gesamte Organisation implementiert.
Vertrieb, Einkauf und Lager
Die Odoo-Module CRM, Sales, Inventory und Purchase bilden das Rückgrat des Tagesgeschäfts. Verkaufs- und Einkaufsaufträge sind mit der Lagerverwaltung verknüpft. Kunden und Interessenten werden im CRM verwaltet, mit der vollständigen Auftragshistorie je Account auf einen Blick.
Historische Preise
Eine der wertvollsten Anpassungen ist das Modul für historische Kundenpreise. Lebensmittelproduzenten schließen Verträge mit Preisvereinbarungen ab, die sich über mehrere Quartale oder Jahre erstrecken. Odoo zeigt standardmäßig den aktuellen Preis an — Keizer International benötigt jedoch auch den historischen Preis je Kunde und Zeitraum, für die Verifikation, bei Streitfällen und bei Abrechnungsentscheidungen. Diese Funktionalität wurde maßgeschneidert entwickelt.
RMA und Kundendienst
Das Helpdesk-Modul verarbeitet Kundenanfragen und Reklamationen. Über Webformulare können Kunden einen RMA-Antrag stellen — einen Rückgabe- oder Beschwerdeantrag. Dieser Antrag geht direkt in Odoo ein, wird dem zuständigen Mitarbeiter zugewiesen und mit dem betreffenden Auftrag verknüpft. Separate Postfächer entfallen.
Spediteuranbindung und komplexe Routenlogik
Keizer International arbeitet für die internationale Distribution mit mehreren Spediteuren. Je nach Bestimmungsort, Gewicht und Auftragstyp gelten unterschiedliche Regeln: welcher Spediteur, welche Route, welche Dokumentation. Dies ist als maßgeschneiderte Routenlogik in Odoo umgesetzt — der richtige Spediteur wird auf Basis der Auftrags- und Zielmerkmale automatisch ausgewählt.
Odoo generiert die erforderlichen Versanddokumente und übermittelt die richtigen Informationen an den Spediteur. Aufträge, die außerhalb der Standardparameter liegen — hinsichtlich Volumen, Rabatt oder Bestimmungsort — durchlaufen einen Genehmigungsworkflow, bevor sie bestätigt werden.
Ergebnis
Keizer International arbeitet nun auf einer einzigen Plattform: von CRM und Angebot bis zur Lieferung, Rechnung und einer etwaigen Retoure. Die Migration von SAP Business One auf Odoo hat ein System geliefert, das besser auf die eigenen Prozesse passt und bei dem individuelle Anforderungen zu einem Bruchteil der früheren Kosten realisiert werden. Das historische Preismodul schafft Sicherheit bei Vertragsfragen. Die Spediteurauswahl ist automatisiert. Der RMA-Prozess läuft strukturiert ab. Und Genehmigungen wandern nicht mehr durch lose E-Mail-Threads.
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