Zo Veilig installiert und verwaltet Sicherheitssysteme für Privatpersonen und Unternehmen in den Niederlanden. Mit rund 6.000 aktiven Kunden ist der Betrieb deutlich komplexer als bei einem typischen Installationsunternehmen: Jeder Kunde hat eine Anlage, ein Abonnement, einen aktiven Vertrag mit einer Leitstelle und früher oder später einen Umzug oder einen Servicefall.
Diese Kombination aus Einsatzplanung, Arbeitsaufträgen, Leitstellenverwaltung und wiederkehrender Rechnungsstellung erfordert ein System, das all diese Prozesse miteinander verbindet. Isolierte Tools führten zu manuellem Nacherfassen, vergessenen Aktivierungsschritten und inkonsistenten Kundendaten.
Die Herausforderung
Die Herausforderung bei Zo Veilig liegt in drei eng verknüpften Prozessen, die traditionell schlecht aufeinander abgestimmt sind.
Leitstellenintegration: Nach der Installation eines Sicherheitssystems muss der Kunde bei der Leitstelle aktiviert werden — entweder bei Securitas oder bei Alarm.com. Das war ein manueller Prozess: Der Techniker schließt den Auftrag ab, jemand koordiniert die Aktivierung mit der Leitstelle. Bei einem Umzug musste dasselbe erneut passieren: alte Adresse deaktivieren, neue Adresse aktivieren. Ein fehleranfälliger und zeitaufwändiger Ablauf.
Arbeitsaufträge und Abnahme: Techniker arbeiten mit Auftragsscheinen im Außendienst. Nach Abschluss eines Auftrags müssen mehrere Aktionen angestoßen werden: Vertrag aktivieren, Leitstelle verknüpfen, Kundendaten aktualisieren. Das waren manuelle Schritte, die von der richtigen Person zum richtigen Zeitpunkt abhingen.
Rechnungsstellung im großen Maßstab: Mit ~6.000 aktiven Abonnements müssen monatlich Tausende von Rechnungen erstellt und verschickt werden. Ein Fehler im Stapel — eine doppelte Rechnung, ein falscher Betrag — wirkt sich sofort auf einen großen Teil des Kundenstamms aus. Das erfordert einen kontrollierten und nachvollziehbaren Prozess.
Die Umsetzung
Wir implementierten Odoo als zentrale Plattform, mit Field Service als Herzstück des Tagesbetriebs.
Field Service und Arbeitsaufträge
Das Field-Service-Modul verwaltet die Einsatzplanung der Techniker und die Auftragsabwicklung. Techniker arbeiten mit digitalen Auftragsscheinen auf ihrem Smartphone oder Tablet, inklusive verpflichtender Checklisten je Auftragstyp. Erst wenn alle Checklistenpunkte abgehakt sind, kann der Auftrag abgeschlossen werden — damit ist sichergestellt, dass die richtigen Schritte vor der Abnahme durchgeführt wurden.
Mit dem Abschluss eines Arbeitsauftrags werden automatisch Folgeaktionen ausgelöst: Das Abonnement wird aktiviert, die Kundendaten werden aktualisiert und die Leitstelle wird informiert.
Leitstellenintegration: Securitas und Alarm.com
Wir entwickelten eine API-Integration sowohl mit Securitas (MAS) als auch mit Alarm.com. Sobald ein Arbeitsauftrag als abgeschlossen markiert wird, sendet Odoo automatisch eine Aktivierungsanfrage an die zuständige Leitstelle. Welche Leitstelle das ist, richtet sich nach Produkt und Abonnementstyp des Kunden.
Bei einem Umzug löst die Adressänderung in Odoo automatisch eine Deaktivierung an der alten Adresse und eine Aktivierung an der neuen Adresse aus — ohne manuelle Koordination. Diese Individualentwicklung beseitigt einen der fehleranfälligsten Schritte im gesamten Betriebsablauf.
Automatisierte Sammelrechnungsstellung
Zo Veilig stellt monatlich ~6.000 Abonnements in Rechnung. Wir entwickelten ein kontrolliertes Stapelrechnungsmodul: Zu Beginn eines jeden Monats werden alle Rechnungen automatisch auf Basis der aktuellen Abonnementsdaten generiert, auf Abweichungen geprüft und anschließend gesammelt versendet.
Der Prozess ist transparent: Abweichungen werden vor dem Versand gemeldet, sodass Korrekturen vorgenommen werden können, bevor fehlerhafte Rechnungen verschickt werden. Eine erhebliche Verbesserung gegenüber dem bisherigen manuellen Prozess.
CRM, Helpdesk und Abonnementverwaltung
Kundenkontakte, Angebote und laufende Abonnements werden über CRM und Abonnements verwaltet. Störungsmeldungen und Serviceanfragen gehen über den Helpdesk ein und werden sofort dem richtigen Kunden und Standort zugeordnet. Techniker sehen in ihrer Planung, welche Aufgaben offen sind, und können direkt aus dem Arbeitsauftrag die relevante Kundenhistorie einsehen.
Ergebnis
Zo Veilig verwaltet den vollständigen Lebenszyklus eines Sicherheitskunden — von der Akquise und Installation über Vertrag, Leitstelle und Service bis zur Rechnungsstellung — aus einer einzigen Plattform. Die Integration mit Securitas und Alarm.com ist vollständig automatisiert: Die Aktivierung bei Abnahme und bei Umzug erfolgt ohne manuellen Eingriff. Die monatliche Sammelrechnungsstellung von ~10.000 Rechnungen ist zu einem kontrollierten, nachvollziehbaren Prozess geworden. Und Techniker im Außendienst arbeiten mit digitalen Auftragsscheinen, die die korrekten Abnahme-Schritte verbindlich vorgeben.
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