We kennen het allemaal. Het is verleidelijk om de makkelijkste taken eerst aan te pakken. Je begint met het "low hanging fruit" en denkt: "Ik werk me later wel door die complexe problemen heen." Maar hier komt het probleem: hoe langer je wacht, hoe groter die lastige taken zich opstapelen als een muur die je niet meer kunt ontwijken. Wat als ik je vertel dat de sleutel tot succes precies het tegenovergestelde is? Grote IT-projecten in het MKB falen niet omdat ze beginnen met de moeilijke dingen; ze falen omdat ze dat juist uitstellen.
In de TARGET-methode draaien we die logica om. We starten waar het pijn doet. Want als je de grootste risico’s eerst aanpakt, leg je een fundament waarop je project kan bouwen. Andersom? Dan bouw je op drijfzand.
Waarom risicoprioritering zo belangrijk is
In elk project, maar zeker bij grote IT-projecten zoals een ERP-implementatie, zijn er risico's. Deze risico’s kunnen variëren van technische uitdagingen, zoals ingewikkelde koppelingen tussen systemen, tot operationele risico’s die de kern van je bedrijfsprocessen raken. Het is verleidelijk om deze grote, complexe risico’s even opzij te schuiven en te beginnen met de onderdelen die je snel kunt afronden. Maar hierdoor loop je het risico dat de echt moeilijke zaken pas opduiken als je al halverwege bent – en dan is het vaak te laat om nog kostenefficiënt bij te sturen.
Bij MKB-bedrijven, waar de marges vaak dunner zijn en de teams kleiner, kan één grote fout direct een enorme impact hebben op het budget en de planning. Door de meest risicovolle delen van je project aan het begin aan te pakken, zorg je ervoor dat je potentiële problemen direct blootlegt en kunt oplossen voordat ze je project volledig ontsporen.
Het belang van beginnen met de grootste risico's
Laten we eerlijk zijn: niemand begint graag met de grootste obstakels. We zijn van nature geneigd om eerst successen te boeken, zodat we het gevoel hebben dat we vooruitgang boeken. Maar deze manier van denken kan een valkuil zijn. In plaats van snel succes te boeken, stel je de harde realiteit uit. En in grote IT-projecten is uitstel vaak een andere naam voor problemen die zich opstapelen.
Wanneer je het moeilijkste deel van het project – bijvoorbeeld complexe maatwerkoplossingen of het koppelen van systemen – als laatste aanpakt, vergroot je de kans op mislukking exponentieel. Stel je voor dat je bijna klaar bent met de implementatie van je nieuwe ERP-systeem, maar dan blijkt dat de koppeling met je logistieke software niet werkt zoals verwacht. Wat nu? Aanpassingen kosten tijd, geld en energie, en vaak is er op dat punt al veel geïnvesteerd. Begin je echter met deze risico’s, dan voorkom je verrassingen later in het project.
Hoe je risico's identificeert en prioriteert
De eerste stap in risico prioritering is het identificeren van de risico’s. Dit klinkt simpel, maar het vereist inzicht in de processen en een goed begrip van de technologische complexiteit. Bij Radical Fanatics benaderen we dit gestructureerd door te beginnen met een risicoinventarisatie in de analysefase (de A van de TARGET-methode). We brengen in kaart wat de meest risicovolle onderdelen van het project zijn. Dit zijn meestal de punten die:
- Cruciaal zijn voor de kernprocessen van je bedrijf: Alles wat direct invloed heeft op je productie, logistiek of financiën heeft de hoogste prioriteit.
- Technisch complex zijn: Maatwerkoplossingen, ingewikkelde koppelingen tussen systemen of grote datamigraties vormen vaak de grootste risico’s.
- Onbekende of nieuwe technologieën bevatten: Wanneer je werkt met nieuwe technologieën die niet eerder binnen je bedrijf zijn geïmplementeerd, is er een grotere kans op onverwachte problemen.
Nadat we de risico’s hebben geïdentificeerd, prioriteren we deze op basis van hun impact op het succes van het project. We vragen ons af: Wat zou het grootste probleem veroorzaken als het misgaat? Dat is waar we mee beginnen.
De voordelen van vroegtijdige risicobeheersing
Wanneer je de grootste risico’s aan het begin van een project aanpakt, creëer je ruimte voor succes. Hier zijn de belangrijkste voordelen van deze aanpak:
- Vermindert de kans op projectfalen: Door de grootste risico’s direct aan te pakken, voorkom je dat ze je project later in de war sturen.
- Verhoogt de efficiëntie: Door vanaf het begin de grootste obstakels op te lossen, kun je de rest van het project soepeler en sneller laten verlopen.
- Meer controle over het budget: Grote risico’s die later in het project naar voren komen, zijn vaak moeilijker en duurder om te verhelpen. Door ze vroegtijdig te tackelen, houd je je kosten beter onder controle.
Dit betekent niet dat je de eenvoudige dingen volledig moet negeren, maar wel dat je je prioriteiten goed moet stellen. Het laaghangende fruit komt vanzelf wel wanneer de basis van je project stevig staat.
Voorbeeld uit de praktijk: ERP-implementatie
Stel je voor dat je bedrijf een nieuw ERP-systeem gaat implementeren dat meerdere processen integreert, waaronder verkoop, logistiek en financiën. Een van de grootste uitdagingen is het koppelen van het ERP-systeem aan een extern logistiek platform dat verantwoordelijk is voor de verwerking van al je zendingen.
Je kunt ervoor kiezen om eerst de eenvoudige delen van de ERP-implementatie uit te voeren, zoals de verkoopmodule, omdat deze minder complex is en snel successen kan opleveren. Maar als je het logistieke deel van de implementatie tot het einde bewaart, loop je het risico dat er onvoorziene problemen opduiken die een aanzienlijke impact hebben op je hele operatie. Dit soort koppelingen blijkt vaak complexer te zijn dan verwacht en vereist mogelijk maatwerk, wat tijd en budget opslokt.
Door te beginnen met de koppeling aan het logistieke platform, los je deze grote uitdaging direct op. Ja, het kost moeite en tijd, maar als dit probleem eenmaal is opgelost, kun je met vertrouwen de rest van de implementatie afronden.
Conclusie
Risico prioritering draait om het maken van slimme keuzes. In plaats van je te richten op de zaken die makkelijk zijn, moet je de moed hebben om de grootste obstakels eerst aan te pakken. Dit voorkomt dat je aan het einde van je project tegen enorme problemen aanloopt die je hele planning, budget en, nog erger, je project kunnen doen ontsporen.
Dus, de volgende keer dat je aan een groot project begint, vraag jezelf dan af: Wat stel ik het liefst uit? Begin precies daar. Want daar ligt de sleutel tot succes.
TARGET-methode
Bekijk het overzicht van alle onderdelen van de TARGET-methode.
