Laatst sprak ik een ondernemer die aangaf dat hij écht onmisbaar is in de zaak. Als hij het werk niet zelf deed en het aan zijn (inmiddels ontslagen) personeel over liet dan liep het altijd verkeerd. En dus kon hij het beter zelf doen. "Kon ik mezelf maar clonen", verzuchtte hij zelfs op een zeker moment.
Het resultaat was wel dat hij zes dagen per week van 's ochtends 7 uur tot sluitingstijd actief in zijn bedrijf aan het werk was om alles in goede banen te leiden. En in het weekend ook nog ergens zijn administratie moest bijwerken. Meerdere keren had hij mensen in dienst genomen om hem deels te vervangen, maar tevergeefs.
Het zal je niet verbazen dat dit een relatief klein bedrijf betrof dat iedere keer weer aanhikte tegen een nieuwe groeidrempel, maar er niet overheen geraakte. De ondernemer was zelf de beklemmende factor geworden.
Groeispurt
Dit deed mij denken aan bedrijven die ik in het verleden heb mogen helpen aan nieuwe bedrijfssoftware, zoals CRM-software, administratiesoftware, ERP-, projecten- en HR-software.
De bedrijven die echt een stap voorwaarts maakten door de implementatie hadden wel een aantal eigenschappen gemeen.
Het belangrijkste kenmerk was dat het bedrijven betrof die in workflows en systemen dachten én die bereid waren tijd te investeren om hun kennis in een softwaresysteem te stoppen. Het resultaat was dan eigenlijk altijd succesvol. Dit veroorzaakte vaak een groeispurt door opgekropte inefficiëntie die plots opgelost werd en verademing bracht voor de organisatie.
Welke bedrijven hebben baat bij ERP?
Laat ik alle genoemde software die ik in de afgelopen twee decennia heb geïmplementeerd even samenvoegen onder de grotere noemer ERP. En laat ik ook maar direct verklappen dat er geen enkele magische indicator bestaat waaruit je kunt afleiden dat het tijd is voor ERP.
Maar toch zijn er een aantal problemen en frustraties waar bedrijven mee kampen die ERP-systemen kunnen helpen oplossen, waaronder:
- Bedrijven met teveel onbeantwoorde bedrijfseconomische vragen
Een nieuw ERP-systeem helpt bij het vinden van kengetallen die inzicht geven in hoe goed het bedrijf het doet. Ieder bedrijf is uniek en ieder bedrijf moet voor zichzelf uitvinden wanneer er een topprestatie is geleverd. Maar dit kan uiteraard alleen als er ook gemakkelijk informatie uit systemen gehaald kan worden die kan dienen als interne benchmarks. Voorbeelden van vragen die moeten worden beantwoord zijn: Hoeveel voorraad is voor ons optimaal? Welke maand waren we het meest winstgevend en wat deden we daar beter? Waarom zijn klanten ontevreden? Hoeveel leads heb ik per week nodig voor de beoogde omzetstijging? - Bij een veranderend businessmodel en oude software
Software die jaren geleden is aangeschaft is wellicht niet meer toereikend om het bedrijf optimaal te ondersteunen. Er worden door de omgeving nieuwe eisen gesteld, je moet mee met je concurrenten of je hebt zelf een competitief voordeel gevonden, maar het wordt niet ondersteund door je software... Frustrerend. - Bedrijven met groeiambities
Wellicht een inkopper, maar toch wil ik hem noemen. In sommige gevallen zag ik dat het (software)systeem zelf de groei afremde. Soms is het doodgewoon niet meer het geschikte pakket voor het aantal medewerkers of de fase waarin het bedrijf zich bevindt. Ik ken systemen die te traag werden door de hoeveelheid mutaties of bijvoorbeeld het aantal artikelen dat gevoerd werd. Het is dan tijd om uit te kijken naar een betere optie. - Bij hernieuwde eisen aan de software
Het kan ook zo zijn dat er verdergaande eisen aan het pakket worden gesteld dan is meegenomen bij de initiële selectie. Dit komt vaak voor bij MKB-bedrijven die in de waan van de dag en vaak op basis van goedbedoelde adviezen te snel voor software hebben gekozen. Of destijds voor lief hebben genomen dat het niet helemaal in de toekomstige behoefte zou kunnen voorzien. Als dat punt is aangebroken is het tijd om te kijken naar een geïntegreerde ERP-oplossing. - Bedrijven met teveel losse applicaties
Uit onderzoek blijkt dat een gemiddeld bedrijf 14 verschillende applicaties heeft om zijn werk goed te kunnen doen. Ga het maar eens (eerlijk) na voor jezelf. CRM, marketing, administratie, e-mail, website, documenten en vaak meerdere extra line of business apps. Deze apps werken dan vaak gedeeltelijk geïntegreerd maar vaak niet optimaal. Een mooie stap die dit soort bedrijven kan maken is een groter deel van hun kernprocessen onder te brengen in één systeem. Dat maakt het niet alleen makkelijker om de juiste benchmarks af te leiden (punt 1), het houdt het ook een stuk overzichtelijker voor medewerkers. Hierdoor werken zij vaak prettiger met het systeem en zullen het daardoor ook sneller op de juiste manier gebruiken. Dat alles nog even los van de extra ICT-kosten die het werkend houden van die integraties met zich mee brengt. - Moeten voldoen aan normen
Bedrijven die willen concurreren met hun grotere collega's en bijvoorbeeld aan overheden willen kunnen leveren zullen ook vaak moeten voldoen aan bepaalde normeringen zoals ISO. Dit is vaak het moment dat er ook weer naar de zogenaamde 'softwarestack' wordt gekeken. Soms ook komt de eis vanuit groei en de strengere accountantscontroles die daarmee gemoeid zijn. Ook weer een moment om bijvoorbeeld het voorraadsysteem en de administratiesoftware opnieuw te bekijken.
Daarnaast kan het zijn dat door gewijzigde wetgeving een softwarewijziging noodzakelijk is, zoals bijvoorbeeld bepaalde minimale security-eisen die in het kader van de AVG aan bedrijven worden gesteld.
Wet van de verspringende achterstand
Wat ook de reden is om over te stappen op een geïntegreerd ERP-systeem, een leuke bijkomstigheid is vaak dat het extra voordelen met zich meebrengt die misschien niet eens waren voorzien. Het kan bijvoorbeeld een proces vergemakkelijken waardoor een jarenlang gehanteerde workaround opeens overbodig wordt. Of het wordt mogelijk om de interne benchmark of best practice te implementeren als systeem, wat concurrentievoordeel oplevert.
Wanneer er meerdere van dat soort zaken opgelost worden kan er zelfs sprake zijn van een grote onverklaarbare groei die veel verder gaat dan de drempel waar mijn collega-ondernemer uit het begin van dit verhaal maar niet overheen kwam. En waardoor hij meer tijd zou krijgen om te doen waar hij zijn bedrijf ooit om was begonnen: ondernemen!
