Als topmanager of directeur in een MKB-bedrijf weet je dat de grootste projecten vaak op je bord terechtkomen. Maar terwijl de technische kant misschien voor experts is, is de betrokkenheid van de leidinggevende cruciaal om de strategische richting te bewaken. Een groot IT-project, zoals de implementatie van een nieuw ERP-systeem, is waarschijnlijk een van de meest ingrijpende en kostbare investeringen die je bedrijf de komende jaren zal doen. En het succes ervan hangt vaak direct samen met jouw betrokkenheid.
Ik heb het zelf meerdere keren meegemaakt, zoals in het geval van -we noemen hem- Lodewijk, een DGA van een middelgroot productiebedrijf. Hij stond voor de uitdaging om zijn logistieke processen te optimaliseren met een nieuw ERP-systeem. Het leek een logische keuze om het projectteam en externe consultants het werk te laten doen, terwijl hij zich richtte op andere zaken. Maar die afzijdige aanpak kwam hem duur te staan.
Het belang van topmanagement betrokkenheid
Wat ik keer op keer zie in MKB-bedrijven is dat de betrokkenheid van de topmanager of directeur cruciaal is voor het succes van een groot project. Dit geldt vooral bij projecten die diep ingrijpen in de organisatie, zoals een ERP-implementatie. Dit soort projecten staat vrijwel altijd in de top 5 van belangrijkste investeringen van een bedrijf – niet alleen qua kosten, maar ook vanwege de strategische impact die ze hebben op de bedrijfsvoering.
In het geval van Lodewijk’s bedrijf had het ERP-project invloed op elke afdeling: van productie tot logistiek en financiën. Maar Lodewijk zelf bleef op afstand, ervan uitgaand dat zijn team de juiste beslissingen wel zou nemen. Wat hij niet besefte, is dat een ERP-implementatie niet alleen een technisch project is, maar ook een enorm organisatieveranderproces.
De betrokkenheid van de topmanager of directeur is essentieel om ervoor te zorgen dat de implementatie niet alleen de systemen verbetert, maar ook de cultuur en werkwijzen van de organisatie. Het team moet zich gesteund voelen en weten dat er duidelijke richting is vanuit het management. Zonder die betrokkenheid verlies je als organisatie het overzicht en de controle.
De gevolgen van afzijdigheid
Wat er vaak misgaat – en dat was ook het geval bij Lodewijk – is dat het management denkt dat hun betrokkenheid slechts symbolisch hoeft te zijn. Ze geven toestemming aan het begin en verwachten dat het project daarna op de automatische piloot doorloopt. Maar bij een ERP-project, dat diep doordringt in alle lagen van je bedrijf, is dat niet genoeg. Toen Lodewijk zich pas later weer met het project bemoeide, was het al te laat: deadlines werden niet gehaald, kosten liepen uit de hand en de implementatie sloot niet aan bij de werkelijke bedrijfsdoelen.
Als topmanager moet je beseffen dat jouw betrokkenheid niet alleen gaat om beslissingen nemen, maar ook om het begeleiden van een verandering in de organisatie. Dit soort projecten raakt de kern van hoe je bedrijf werkt. Het beïnvloedt processen, maar ook hoe mensen hun werk doen, hoe ze informatie delen en hoe ze beslissingen nemen. Als het management hier geen actieve rol in speelt, kan dit grote gevolgen hebben voor de adoptie en het succes van het systeem.
Wat had Lodewijk anders kunnen doen?
Wat Lodewijk had kunnen doen – en wat ik iedere topmanager of directeur aanraad – is om vanaf dag één actief betrokken te zijn bij het project. Hier zijn een paar belangrijke lessen die ik uit dit soort ervaringen heb geleerd:
- Duidelijke Visie en Doelstellingen: Bij grote verandertrajecten zoals een ERP-implementatie is het essentieel dat je als leidinggevende een duidelijke visie hebt over waar je met het bedrijf naartoe wilt. Je moet ervoor zorgen dat die visie vanaf het begin glashelder is voor iedereen die bij het project betrokken is. Dit voorkomt dat het team afdrijft van de strategische doelstellingen van het bedrijf en zorgt ervoor dat iedereen weet waar het project naartoe werkt.
- Snelle en Effectieve Beslissingen: Bij projecten zoals deze komen er altijd knelpunten naar voren die vragen om snelle beslissingen. Als topmanager ben jij degene die deze knopen moet doorhakken. Je bent immers degene die het best begrijpt wat de langetermijnstrategie van het bedrijf is. Lodewijk had dit beter kunnen doen door sneller in te grijpen toen er belangrijke keuzes moesten worden gemaakt over de systeemfunctionaliteiten.
- Verantwoordelijkheid en Ownership: Als leider ben jij uiteindelijk degene die verantwoordelijk is voor het succes van het project. Dit betekent dat je niet alleen aan het begin van het project betrokken moet zijn, maar gedurende het hele proces. Het gaat niet alleen om technische beslissingen; het gaat om het begeleiden van je bedrijf door een periode van verandering. Je moet de cultuurverandering aansturen en ervoor zorgen dat iedereen zich aanpast aan de nieuwe werkwijzen die bij het nieuwe ERP-systeem horen.
De kracht van actieve betrokkenheid
Wat Lodewijk’s ervaring me opnieuw liet zien, is dat er geen ruimte is voor een afzijdige houding bij een project van deze omvang en belangrijkheid. Een ERP-implementatie is veel meer dan alleen een IT-project; het is een van de grootste strategische veranderingen waar je bedrijf de komende jaren mee te maken krijgt. Het raakt alle afdelingen en processen, en als het goed wordt uitgevoerd, kan het je bedrijf naar een hoger niveau tillen.
Maar dat kan alleen als jij als topmanager of directeur actief betrokken blijft. Jouw rol is niet alleen om goedkeuring te geven, maar om de koers te blijven bewaken en het team te helpen de juiste keuzes te maken. Dit betekent niet dat je alle technische details moet begrijpen, maar wel dat je beschikbaar moet zijn voor de strategische beslissingen en de verantwoordelijkheid voor het succes op je neemt. Alleen dan kan je ervoor zorgen dat het project niet alleen binnen budget en tijd wordt afgerond, maar ook de gewenste impact heeft op je organisatie.
Conclusie
Topmanagement betrokkenheid is geen optionele luxe; het is een absolute noodzaak bij grote projecten zoals ERP-implementaties. Het zijn waarschijnlijk de meest kostbare en strategische projecten waar je als organisatie aan zult werken, en de gevolgen van een mislukking kunnen groot zijn. Daarom is de T van Topmanagement betrokkenheid het eerste en misschien wel belangrijkste onderdeel van de TARGET-methode. Zonder jouw actieve aanwezigheid en sturing loop je het risico dat het project ontspoort. Neem vanaf het begin de leiding en blijf betrokken, zodat je bedrijf echt de vruchten kan plukken van deze investering.
TARGET-methode
Bekijk het overzicht van alle onderdelen van de TARGET-methode.
