Waarom overstappen op cloud computing?
De vraag die ieder MKB-bedrijf inmiddels wel heeft gesteld is waarom ze al dan niet zouden moeten overstappen op cloud computing. Inmiddels is deze stap door veel bedrijven al gemaakt. Sommigen twijfelen echter over de stap en blijven met vragen zoals: Waarom zouden we onze ICT naar de cloud migreren? Wat zijn de voordelen ten opzichte van de huidige situatie? Ik wil graag de voor- en nadelen van cloud computing ten opzichte van in-house ICT vergelijken op de volgende punten: opslag, kostprijs, total cost of ownership, implementatietijd, infrastructuur, IT-kennis, beheer van systemen, klantenservice, upgrades, schaalbaarheid, security en disaster recovery.
1. Flexibelere opslag
Als een bedrijf groeit, groeit de dataopslag mee. Zelfs als een bedrijf niet groeit neemt de hoeveelheid data die moet worden opgeslagen toe. Dit is een probleem dat door veel organisaties wordt onderschat en vooral iets van de laatste tijd is. Wat de opslagbehoefte is hangt helemaal af van het type bedrijf en kan het beste per organisatie worden bekeken.
Een vuistregel die ik hanteer is de 50%-regel. Ga er maar vanuit dat, bij gelijkblijvende bedrijfsactiviteiten, je data ieder jaar met 50% groeit ten opzichte van het jaar daarvoor. Dat is groei op groei welteverstaan. Dus heeft jouw organisatie nu 500 Gb aan data (wat helemaal niet veel is in deze tijd), dan is dat over vijf jaar vanaf nu ruim 7,5 keer zoveel, namelijk 3,8 TB. Al die data moet worden bewaard en het liefst ook nog in een backup worden meegenomen.
Geen wonder dus dat de meeste organisaties met een in-house IT die ik tegenkom voor het einde van de afschrijving van hun server alweer voor de uitbreiding van de backup staan.
Met cloud computing is opslag en backup uitbreidbaar op ieder moment.
2. Lagere kostprijs
Wat betaal je bij de vervanging van een interne server? Even er vanuit gaande dat je überhaupt met één server uit de voeten kan, wat meestal niet het geval is. De vervanging van een enkele server kost al snel €15.000,- tot €20.000,-. Vervolgens moet die server iedere maand onderhouden worden. Bovendien moet je van te voren weten wat er met je bedrijf gebeurt in de komende vijf jaar. Ga je krimpen? Dan koop je nu teveel capaciteit die je later niet meer nodig hebt. Ga je groeien? Dan heb je later te weinig capaciteit, zodat je weer moet uitbreiden. Linksom of rechtsom een zeer lucratieve business, maar wel uitsluitend voor de traditionele automatiseerder. Cloud computing kent gelukkig het ‘Pay-As-YouGo-Plan’.
3. Lagere Total Cost of Ownership
De Total Cost of Ownership is een term die wel wat verwantschap heeft met de kostprijs, maar die toch meer behelst. Zou je bij de kostprijs nog kunnen zeggen: maar dat schrijven we toch af over meerdere jaren, bij TCO gaat dat niet op.
Wanneer je kosten meeneemt zoals kosten van beheer, downtime door onderhoud (tijdens kantooruren!), spareparts, het wisselen van de backuptape, hardware en software aanpassingen die tijdens de looptijd nodig zijn, etc., dan komt een in-house oplossing naar verhouding nog ongunstiger uit vergeleken met een cloudoplossing.
4. Kortere implementatietijd
Weken of maanden versus dagen of uren. Een migratie naar de cloud gaat veel sneller dan een interne uitrol omdat het platform al in de cloud klaar staat. Zeg jij maar waar je voorkeur naar uit gaat als je weet dat twee mogelijke producten gelijk aan elkaar zijn: maanden of uren?
Ik weet het wel. Als ik een beslissing heb genomen dan moet die het liefst zo snel mogelijk van kracht zijn. Of het nou om een nieuwe tablet gaat, een telefoon of om die nieuwe CRM-applicatie waarmee we nog betere service aan onze klanten kunnen leveren. Geen tijd te verliezen! Althans zo zit ik in elkaar.
Dat komt niet alleen maar voort uit ongeduld. Als je eenmaal weet dat een bepaalde oplossing in je bedrijfsbehoefte voorziet, dan is het wel zo prettig dat deze er snel komt. Hoe eerder hij geïmplementeerd is hoe eerder we die betere service aan onze klanten kunnen leveren, toch?
5. Betere infrastructuur
De kosten om een complexe infrastructuur neer te zetten op een kantoorlocatie zijn zeer hoog. Hoe ga je een goede backup inrichten? Hoe ga je om met clustering van servers, if any. Hoe richt je high availability in? Een backup naar een geografisch gescheiden locatie? Zit dat er in?
Een op cloud gebaseerde infrastructuur heeft dit allemaal wel. Omdat de inspanning voor het realiseren van dit soort voorzieningen voor cloud providers van groot belang is (het is hun core-business), kun je er vanuit gaan dat iedere cloudleverancier dit goed voor elkaar heeft. De inspanning wordt gespreid over meerdere servers of installaties, waardoor deze vorm van capaciteit delen en high availability ook voor kleinere organisaties bereikbaar wordt.
6. Minder IT-kennis in huis nodig
Wanneer je zelf verantwoordelijk bent voor je eigen infrastructuur dan moet je er voor zorgen dat er mensen binnen de organisatie zijn die kennis hebben van de systemen. Deze kennis moet upto-date worden gehouden, wat extra kosten met zich mee brengt. Ik heb het dan nog niet over de kennis die nodig is wanneer een organisatie migreert naar een andere applicatie of een nieuwere versie van het product. Ik ken een bedrijf dat, met te weinig interne kennis, zelf een Exchangemigratie wilde doen. Dit had tot gevolg dat de IT-man, met veel verstand van het oude systeem en weinig van het nieuwe in z’n eentje de complete Exchange datastore om zeep hielp. Pas na een week downtime koos men er voor om externe hulp in te schakelen. Gevolg: een bedrijf met 50 medewerkers een week lang geen e-mail!
Met cloud computing zal dit niet snel gebeuren. Specialistische kennis ligt bij de cloudleverancier (c.q. SaaS-leverancier). Deze leverancier ziet toe op de migratie naar een nieuwe versie van de software. Deze leverancier zal uitgebreid testen voordat hij zijn klanten overzet. Deze leverancier doet het bovendien op een tijdstip dat je bedrijf er geen last van heeft!
7. Geen zorgen over dagelijks beheer van systemen
Een voordeel van cloud computing, dat natuurlijk voorkomt uit het vorige punt, is dat organisaties zich geen zorgen meer hoeven te maken over het beheer van systemen. Er zijn vast ICT’ers die het niet erg vinden om 24 uur per dag, iedere dag van het jaar, klaar te staan voor de organisatie en die bereid zijn om een nachtje slaap over te slaan om beheer op de infrastructuur te verzorgen, maar het lijkt me geen gezonde situatie!
Met cloud computing wordt het beheer gedaan op het moment dat iedereen van de eigen organisatie rustig slaapt. Derhalve kan iedereen, behalve de externe beheerder, die je niet meer nodig hebt, de volgende dag productief aan het werk.
8. Word weer klant!
Als je niet overstapt op cloud computing vanwege alle eerder genoemde redenen, doe het dan om deze: word weer een klant! Nooit gaan mijn haren meer overeind staan dan wanneer ik interne systeembeheerders bij klanten zie die een klein imperium hebben opgebouwd. Die onduidelijke installaties hebben gemaakt en deze onvoldoende gedocumenteerd hebben, om zo de organisatie meer afhankelijk van hen te krijgen en die zichzelf daarmee voor dit bedrijf ‘onmisbaar’ hebben gemaakt. Doe alles om van zo’n systeembeheerder af te komen, hoe eerder hoe beter. Niet alleen ondermijnt hij de flexibiliteit van de organisatie (probeer bij deze persoon maar eens iets gedaan te krijgen), hij bederft ook de sfeer. Misschien lijkt dit vergezocht, maar in iedere organisatie met een eigen IT-afdeling (of IT-guy) wordt volgens mij riskante, interne afhankelijkheid gecreëerd die niets met de core business te maken heeft. Dus… weg er mee en wordt weer klant bij een bedrijf voor wie jij de core business bent!
9. Nooit meer updates
Dat is een mooie belofte hè? Maar ook wel een beetje een loze. Of toch niet? Updates en upgrades zijn ook met cloud computing natuurlijk nodig! Alleen zijn deze voorspelbaar en verstoren ze niet de bedrijfsvoering. Met cloud providers worden vooraf duidelijke afspraken gemaakt over service windows en vaak worden updates en patches geïnstalleerd zonder dat jij als klant er weet van hebt.
10. Beter schaalbaar
Misschien wel het meest genoemde voordeel van cloud computing is, zoals in eerdere hoofstukken ook naar voren kwam, haar schaalbaarheid. Omdat dit zo’n belangrijk punt is verduidelijk ik het graag met een voorbeeld van een server in-house. Daarbij moet een upfront investering worden gedaan in hardware en software waarbij vooraf een inschatting plaatsvindt over de verwachte groei in de komende, pakweg vijf jaar. Er is geen enkele business die dat nu al weet.
Te vaak kom ik MKB-bedrijven tegen die fors hebben geïnvesteerd en na twee of drie jaar uit hun jasje zijn gegroeid en opnieuw moeten investeren, terwijl ze budgettair slechts rekening hebben gehouden met de afschrijving op de initiële investering. Een extra, onvoorziene kostenpost dus. Met cloud computing in de juiste vorm en bij de juiste leverancier is het maandelijks mogelijk om capaciteit bij te schalen en ook weer terug te schalen indien nodig. Het is dus mogelijk om bij de start te kiezen voor de capaciteit die op dat moment nodig is, zonder rekening te hoeven houden met moeilijk in te schatten groei. Bovendien geeft het een goed gevoel dat je ook niet teveel betaalt op het moment dat je een keer wat minder gebruikers hebt in het systeem. Iets dat in deze economisch onzekere tijden een welkome bijkomstigheid is.
11. Betere beveiliging
Ook op het vlak van beveiliging zijn in de cloud zaken beter geregeld. Vergelijk het met een compound in een buitenwijk in, bijvoorbeeld, Brazilië. Een huis alleen kan nooit een (buurt) recherche of beveiligingsbedrijf inhuren voor 24x7 bewaking. Maar een buurt met meerdere huiseigenaren die de handen ineen slaan kan dit wel. Met cloud computing is de investering in een state of the art beveiliging- en monitoringsysteem ineens onder handbereik van kleinere organisaties. Dit geldt voor virusscanners, firewalling en bijvoorbeeld anti-virus.
12. Sneller back in business bij downtime
Uit onderzoek blijkt dat alleen al voor e-mail een gemiddeld MKB-bedrijf met een eigen mailserver ca. 40 uur per jaar voorziene en onvoorziene downtime heeft. Cloudleveranciers investeren meer in fallback-systemen dan een enkele organisatie ooit zou kunnen doen. Dit omdat de impact van downtime vele malen groter is. Het zet niet alleen de eigen business buiten spel, maar ook de business van klanten. Gelukkig komt downtime niet gauw voor bij cloud providers, maar als het een keer toch gebeurt, dan is het prettig te weten dat het tot een minimum beperkt blijft.
