Zonder grondige analyse kun je het vergeten: Hoe een fit-gap analyse jouw project redt

Elke directeur of topmanager kent het gevoel: je staat op het punt een belangrijk IT-project te starten, maar ergens knaagt er iets. Gaat dit project daadwerkelijk de doelen behalen die we voor ogen hebben? Of drijven we straks, na maanden van hard werk en een fors budget, af naar een resultaat dat niemand echt wil? Vaak ligt het probleem niet bij de uitvoering, maar bij de start van het project – en meer specifiek, bij een gebrek aan grondige analyse. Simpel gezegd: als je niet weet waar je nu staat en waar je naartoe wilt, ben je stuurloos. Een goede analyse kan dat voorkomen.

Wat is een fit-gap analyse en waarom is het cruciaal?

De fit-gap analyse is een eenvoudige, maar krachtige methode om ervoor te zorgen dat je projectteam en de rest van de organisatie volledig begrijpen wat er nodig is om een succesvol project af te ronden. Bij een fit-gap analyse kijk je naar waar je nu staat ("de fit") en waar de gaten zitten in de processen en systemen die verbeterd moeten worden ("de gap"). Door dit grondig in kaart te brengen, zorg je ervoor dat je project geen tijd en middelen verspilt aan het oplossen van de verkeerde problemen.

In mijn jarenlange ervaring met software-implementaties en IT-projecten in het MKB heb ik gemerkt dat projecten zonder een fit-gap analyse een veel grotere kans hebben de mist in te gaan. Ze lopen uit qua kosten, deadlines worden gemist, en het uiteindelijke systeem blijkt vaak niet goed te passen bij de daadwerkelijke bedrijfsbehoeften. Dit zijn dure fouten die je kunt vermijden door vooraf tijd te investeren in een grondige fit-gap analyse. En nee, dit hoeft geen maanden te duren of tienduizenden euro's te kosten. Een doelgerichte en pragmatische aanpak is vaak meer dan voldoende om helder te krijgen wat je nodig hebt, zonder dat het je projectbudget opslokt.

De voordelen van een fit-gap analyse

Wat je vaak ziet, vooral bij MKB-bedrijven, is dat er niet altijd tijd of budget wordt vrijgemaakt voor een uitgebreide analysefase. Dit komt deels voort uit de gedachte dat "we het wel kunnen uitzoeken terwijl we bezig zijn" of dat de kosten van de analyse niet opwegen tegen de directe besparingen. In werkelijkheid is het tegenovergestelde waar. Een grondige analyse kan je op de lange termijn juist kosten besparen door dure herwerkingen te voorkomen en te zorgen dat je project vanaf het begin op de juiste weg zit.

Hier zijn drie cruciale voordelen van een fit-gap analyse:

1. Helderheid over de scope van het project: Een fit-gap analyse geeft je duidelijkheid over wat er precies moet gebeuren. Het helpt je om de bestaande processen te begrijpen en te bepalen welke behouden moeten worden en welke moeten worden verbeterd of vervangen. Dit voorkomt dat je onderweg afgeleid raakt door minder belangrijke zaken en zorgt ervoor dat iedereen binnen het projectteam zich richt op de juiste doelen.
2. Betrokkenheid van de hele organisatie: Tijdens de fit-gap analyse betrek je verschillende afdelingen en medewerkers bij het proces. Dit zorgt ervoor dat iedereen zich gehoord voelt en dat er een gedeeld begrip is van wat het project beoogt te bereiken. Het betrekken van medewerkers in een vroeg stadium zorgt er bovendien voor dat zij meer bereid zijn om veranderingen te omarmen wanneer het systeem eenmaal wordt uitgerold.
3. Voorkomen van verrassingen tijdens de implementatie: Een fit-gap analyse helpt je om potentiële problemen vroegtijdig te signaleren. Dit voorkomt dat je halverwege het project moet ontdekken dat er iets fundamenteel mis is met je plannen. Door vooraf de hiaten en risico's in kaart te brengen, kun je tijdig bijsturen en voorkomen dat je project in moeilijkheden komt.

Hoe pak je een fit-gap analyse aan?

Een fit-gap analyse hoeft geen tijdrovend proces te zijn, maar het moet wel zorgvuldig worden uitgevoerd. Hier is mijn aanpak, die in de praktijk goed werkt voor MKB-bedrijven:

1. Identificeer je huidige processen: Begin met een overzicht van je bestaande processen. Dit betekent niet dat je iedere stap tot in detail hoeft te beschrijven, maar je moet wel helder hebben wat de belangrijkste elementen zijn van je huidige werkwijze. Denk aan kernprocessen zoals productie, logistiek, verkoop en financiën.
2. Bepaal wat goed werkt en wat beter kan: Vervolgens ga je puntsgewijs door je processen en bepaal je wat goed werkt en wat verbeterd moet worden. Dit is het moment om alle afdelingen en medewerkers erbij te betrekken. Zij kunnen vaak verrassende inzichten geven over knelpunten en verbeterpunten die je anders over het hoofd zou zien.
3. Documenteer je bevindingen in een fit-gap spreadsheet: In plaats van dikke rapporten op te stellen, raad ik aan om je bevindingen simpel te documenteren in een spreadsheet. Hierin kun je vastleggen welke wensen en eisen er zijn, welke passen binnen het standaardproces van de beoogde software, en welke aanpassingen of maatwerk nodig zijn. Dit geeft je een helder overzicht van de scope van het project en zorgt ervoor dat je vanaf het begin duidelijke doelen hebt.
4. Beslis welke oplossingen de gaten dichten: Wanneer de hiaten duidelijk zijn, kun je gaan kijken naar oplossingen. Past het binnen de standaard software, of is er maatwerk nodig? Soms betekent dit ook dat je processen moet aanpassen om binnen het nieuwe systeem te passen, wat vaak een betere oplossing is dan alles op maat bouwen.

Waarom je de analysefase nooit moet overslaan

Het overslaan van de analysefase is vergelijkbaar met blind een reis beginnen zonder te weten waar je heen gaat of wat je onderweg nodig hebt. Het lijkt misschien tijd te besparen, maar uiteindelijk brengt het veel meer risico's met zich mee.

Elke keer dat ik een project heb begeleid waarin de analyse niet grondig werd uitgevoerd, zag ik dezelfde patronen: deadlines werden gemist, de kosten liepen op en het uiteindelijke resultaat voldeed niet aan de verwachtingen. Dit zijn de projecten die falen – niet omdat het team niet hard genoeg werkt, maar omdat de basis ontbreekt.

In tegenstelling tot wat sommigen misschien denken, kost een grondige fit-gap analyse geen onnodige tijd of geld. Integendeel, het voorkomt dat je later in het project tijd en geld verspilt aan het oplossen van problemen die je had kunnen voorzien. Het maakt je project wendbaarder en zorgt ervoor dat je team met vertrouwen aan de implementatie kan beginnen, omdat ze precies weten wat ze moeten doen.

Conclusie

Een fit-gap analyse is een essentiële stap in elk IT-project en in het bijzonder bij ERP-implementaties. Het geeft je de helderheid en focus die je nodig hebt om het project op de juiste manier aan te pakken, en het voorkomt dat je later verrast wordt door onverwachte problemen. Door deze analyse serieus te nemen, zorg je ervoor dat jouw project niet alleen binnen budget en tijd wordt afgerond, maar ook echt de waarde oplevert die je verwacht.

Dus, als je een groot project begint, neem dan de tijd voor een goede analyse. Het is geen stap die je kunt overslaan als je wilt dat je project slaagt.